Chính sách tiếp nhận và giải quyết khiếu nại

Công ty TNHH Dịch vụ Thẩm mỹ Tràng An công bố Chính sách tiếp nhận và giải quyết khiếu nại nhằm bảo đảm quyền lợi hợp pháp của khách hàng khi tìm hiểu thông tin, đặt lịch, thăm khám hoặc sử dụng dịch vụ tại các cơ sở Phòng khám Da liễu Hà Nội được công bố trên website dalieuhanoi.com.

Chúng tôi khuyến khích khách hàng phản ánh kịp thời các vấn đề phát sinh để được ghi nhận, xác minh và xử lý trên tinh thần thiện chí, minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật.

1. Phạm vi tiếp nhận khiếu nại

Chính sách này áp dụng đối với các phản ánh, yêu cầu, khiếu nại liên quan đến:

Thông tin dịch vụ được công bố trên website dalieuhanoi.com.

Hoạt động tư vấn, đặt lịch, xác nhận lịch hẹn và chăm sóc khách hàng.

Chất lượng phục vụ tại các cơ sở Phòng khám Da liễu Hà Nội thuộc Công ty TNHH Dịch vụ Thẩm mỹ Tràng An.

Chi phí dịch vụ, hóa đơn/chứng từ, thông tin thanh toán hoặc các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng dịch vụ.

Việc thu thập, sử dụng, lưu trữ hoặc bảo vệ thông tin cá nhân của khách hàng.

Các nội dung khác liên quan đến quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng khi tương tác với Phòng khám.

2. Kênh tiếp nhận khiếu nại

Khách hàng có thể gửi phản ánh, yêu cầu hoặc khiếu nại qua các kênh sau:

Hotline: 0949.47.0055
Email: [email protected]
Website: dalieuhanoi.com
Hoặc trực tiếp tại các cơ sở Phòng khám Da liễu Hà Nội được công bố trên website.

3. Thông tin khách hàng nên cung cấp

Để việc tiếp nhận và xử lý được nhanh chóng, khách hàng nên cung cấp các thông tin sau:

Họ và tên; số điện thoại liên hệ; cơ sở sử dụng dịch vụ; ngày phát sinh sự việc; nội dung phản ánh/khiếu nại; tài liệu, hình ảnh, hóa đơn, phiếu thu, lịch hẹn hoặc thông tin liên quan nếu có.

Trường hợp thông tin cung cấp chưa đầy đủ, chúng tôi có thể liên hệ lại để xác minh và bổ sung thông tin cần thiết.

4. Quy trình giải quyết khiếu nại

Bước 1: Tiếp nhận thông tin
Chúng tôi tiếp nhận phản ánh/khiếu nại qua hotline, email, website hoặc trực tiếp tại cơ sở.

Bước 2: Xác minh nội dung
Bộ phận phụ trách sẽ kiểm tra thông tin, đối chiếu hồ sơ, lịch sử tư vấn, lịch hẹn, phiếu dịch vụ, hóa đơn/chứng từ hoặc các tài liệu liên quan.

Bước 3: Phản hồi khách hàng
Sau khi xác minh, chúng tôi sẽ phản hồi khách hàng về hướng xử lý, biện pháp khắc phục nếu có, hoặc đề xuất phương án giải quyết phù hợp.

Bước 4: Hoàn tất và lưu hồ sơ
Kết quả xử lý được ghi nhận và lưu trữ phục vụ công tác quản lý chất lượng, chăm sóc khách hàng và tuân thủ quy định pháp luật.

5. Thời hạn xử lý

Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận phản ánh/khiếu nại, chúng tôi sẽ ghi nhận và phản hồi bước đầu cho khách hàng.

Đối với các vụ việc cần xác minh thêm, thời gian xử lý có thể kéo dài hơn tùy tính chất vụ việc. Chúng tôi sẽ thông báo cho khách hàng về tiến độ xử lý trong trường hợp cần thêm thời gian.

6. Nguyên tắc giải quyết

Việc giải quyết khiếu nại được thực hiện trên nguyên tắc khách quan, thiện chí, tôn trọng khách hàng, bảo mật thông tin cá nhân và tuân thủ quy định pháp luật.

Các yêu cầu bồi hoàn, hỗ trợ, điều chỉnh dịch vụ hoặc xử lý phát sinh được xem xét căn cứ vào hồ sơ thực tế, nội dung tư vấn, dịch vụ đã sử dụng, chứng từ liên quan và quy định nội bộ của Phòng khám tại từng thời điểm.

7. Trường hợp vượt quá thẩm quyền giải quyết nội bộ

Trường hợp hai bên không thống nhất được phương án xử lý, khách hàng có quyền gửi yêu cầu đến cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền hoặc các tổ chức bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng theo quy định pháp luật.

Thông tin tham khảo về hỗ trợ người tiêu dùng có thể liên hệ Tổng đài tư vấn, hỗ trợ người tiêu dùng 1800.6838 của cơ quan bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng.